Belgeleriniz Güvende Değil. İşte Belge Güvenliği İçin En İyi Uygulamalar


tarafından ifade edilen görüşler Girişimci katkıda bulunanlar kendilerine aittir.

gelişiyle 5G teknolojisi ve Endüstri 4.0, işletmelere dijital dönüşümlerini hızlı bir şekilde takip etmeleri için daha fazla baskı yapıyor. Doküman yönetimi çözümler patladı. Belge yönetim yazılımı için dünya çapındaki pazar öngörülen 2025 yılına kadar 10,17 milyar dolara ulaşmak. Bu devrimle birlikte, tüm bu bilgilerin düzgün bir şekilde güvence altına alınmasına ilişkin doğal endişeler de geliyor. Belgeler genellikle, gizliliği ihlal edildiğinde bireylere, işletmelere veya hükümetlere zarar verebilecek hassas ve özel bilgiler içerir. Bu nedenle şirketlerin en yüksek düzeyde belge yönetimini birleştirmesi gerekiyor. .

İlişkili: Bilgilerinizin İşinizin Hızında Hareket Etmesini Sağlayın

Dijital belgelerin güvenliğini sağlamak için beklemeyin

Yeni güvenlik açıklarının düzenli olarak yayımlanmaya devam etmesi ve fiziksel bir kağıt parçasına kıyasla dijital bir belgenin ele geçirilme kolaylığı ile bu belgelerin güvenliğini sağlamak, özel bilgilerin açığa çıkmasını önlemek için her zamankinden daha önemli hale geldi.

Haberleri okumak ve yeni bir şey hakkında bilgi edinmek yaygındır. güvenlik ihlali. Küçük ve büyük şirketleri etkileyen, yalnızca 2022’nin ilk yarısında yaklaşık 2000 veri ihlali meydana geldi. Birçok şirket için verileri en değerli varlıkları arasındadır, bu nedenle korunması gerekir.

Fidye yazılımıbir çeşit Dosyaları şifrelemek ve fidye talep edilene kadar kullanıcıların bu dosyalara erişimini engellemek için tasarlanmış, açık bir tehdittir. Kimlik avı saldırıları, bilgisayar korsanlarının hesap kimlik bilgilerini (kullanıcı adı ve şifre) almaya çalıştığı yerde, devam eden ve sürekli gelişen bir tehlikeyi temsil eder. Bilgisayar korsanları tipik olarak bir süre gizli kalır, ardından şüphe çekmemek için sonunda o kullanıcı olarak oturum açmaya başlar. Ardından, kullanıcının erişebileceği veya yeterince karmaşıksa ağ yöneticisi ayrıcalıklarına saldırabileceği belgeleri indirirler.

Sadece kim belgeleri almak için sistemlere girmeye çalışıyor? türünde değer bulabilen herkes veri sahip bir şirkettir. Bilgisayar korsanları, genellikle bir şirketin sahip olduğu veri türünü, kurumsal belgelere ulaşana kadar veya bir şirket hakkında, finansal bilgiler veya çalışanın kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri (PII) gibi mevcut olabilecek bilgi türlerini tanıyacak kadar bilgi sahibi olana kadar bilmezler. Gerçekten kar için kullanabilecekleri herhangi bir belge.

Bir belge yönetimi iş ortağında nelere dikkat edilmelidir?

Bugün piyasada çok sayıda dış kaynaklı belge yönetimi sağlayıcısı bulunmaktadır ve konu en yüksek güvenlik seviyelerini sunmaya geldiğinde hepsi eşit yaratılmamıştır. Aşağıda dört gerekli güvenlik özellikleri bir belge yönetimi ortağından aramak için:

  1. Uçtan uca gözetim ve izleme zinciri: Hem fiziksel hem de dijital belgelere kimin erişimi olduğunu bilmek önemlidir. Gözetim zinciri, bir belgenin yaşam döngüsü boyunca çok önemlidir. Belirli bir belgeyi kimin, ne zaman ve nedenlerinin ne olduğunu görebilmeniz için herhangi bir erişim kaydedilmelidir. Ortaklar, denetim ve gözetim zinciri günlüklerini gösterebilmelidir. Bu aynı zamanda yalnızca uygun ayrıcalıklara sahip kişilerin belirli belgelere erişebilmesini ve başka hiç kimsenin erişmemesini sağlamaya yardımcı olur.
  2. Olağanüstü durum kurtarma, yük devretme, yedeklilik ve garantili erişim: Kağıt belgelerdeki azalmayla birlikte, tek bir arıza noktasında dijital belgelerinizin erişilebilir olmasını sağlamak için sistemler ve süreçler mevcut olmalıdır. İş ortağının veri merkezinde, internet kesilirse, yine de bu belgelere erişmek için yedek, fazladan bir yolunuz olmalıdır. İş ortakları, sonuçların yanı sıra sürekli olarak yapılan testleri gösteren yazılı raporlar sunabilmelidir, böylece bir felaket olursa, yük devretmenin düzgün çalışacağından emin olursunuz.
  3. Endüstri standartlarına uygunluk: Kredi kartı bilgileri için PCI, sağlık bilgileri için HIPAA ve politikalar ve süreçler için SOC 2 Tip II gibi uyumluluk standartları, herhangi bir belgenin etrafındaki güvenlik ve ilgili işlemler için eksiksiz hesap verebilirliği sağlar. Uyumluluk genellikle, iş ortaklarının endüstri yönergelerini takip etmelerini, gerekli görevleri yerine getirmelerini ve en yüksek güvenlik düzeylerini sağlamak için uygun kontrolleri uygulamaya koymalarını sağlamak için bağımsız bir üçüncü taraf değerlendirmesini içerir. İş ortakları, sakladığınız belge türleri için gerekli uyumluluk standartlarını karşıladıklarını gösteren sertifika kanıtları sunabilmelidir.
  4. “Sürekli devam eden uyum” modelinin kullanılması: Uyumluluğun dezavantajlarından biri, bunun yıllık bir değerlendirme olmasıdır, bu nedenle bazen şirketler yıl boyunca gevşeklik gösterir ve ardından tam uyum zamanında hazırlanır. Ortaklar, yalnızca değerlendirme zamanında değil, aynı zamanda yıl boyunca da uygunluk gösterebilmelidir.

İlişkili: Şirketiniz İçin Güvenlik Politikası Nasıl Geliştirilir

Şirketlerin uygulayabileceği en iyi uygulamalar

Şirketler, belgelerin dijitalleştirilmesini kolaylaştırmaya yardımcı olacak en iyi teknoloji çözümlerini istemenin yanı sıra güvenliği de birinci öncelik haline getirmelidir. İster bir Güvenlik Baş Sorumlusu, ister Teknoloji Sorumlusu, BT Başkanı veya bir üçüncü taraf hizmet sağlayıcı ile çalışıyor olun, dijital belgelerinin güvenliğini sağlamak için üzerlerine düşeni yaptıklarından emin olmak için şirketlerin kendilerinin uygulaması gereken birkaç en iyi uygulama vardır:

  • Güvenliği sonradan düşünülerek değil, öncelikli, proaktif bir odak noktası haline getirin;
  • Tam bir gerçekleştirin denetim her bir dijital belgeye tüm erişim ve yapılan işlemler;
  • Uygun veri sınıflandırması, saklama ve imha protokollerinin oluşturulduğundan ve takip edildiğinden emin olun;
  • Olağanüstü durum kurtarma ve iş sürekliliği çözümlerini test edin ve belgeleyin;
  • Düzenli çalıştır ortamın taranması ve bulunan tüm kritik güvenlik açıklarının düzeltilmesi;
  • %100 gerekli personel katılımıyla tekrarlanan güvenlik bilinci eğitimi düzenleyin; ve
  • En iyi uygulamaların takip edildiğinden ve belgelendiğinden emin olmak için düzenli gözetim zinciri ve güvenlik denetimleri gerçekleştirin.

Dijital belgeler için en yüksek güvenlik düzeylerini elde etmek için, strateji üzerinde işbirliği, belge yönetimi sağlayıcıları, BT, güvenlik ve operasyonlar dahil olmak üzere tüm paydaşları içermelidir.


Kaynak : https://worldnewsera.com/news/entrepreneurs/your-documents-arent-safe-here-are-the-best-practices-for-document-security/

Yorum yapın

SMM Panel PDF Kitap indir